Não é segredo para ninguém que a maioria dos negócios estão ficando com margens de lucro cada vez mais menores, independentemente do segmento. Hoje em dia, não basta ter um produto bom, é necessário que ele seja viável do ponto de vista econômico.

Existem centenas de processos que podem ser implantados dentro da empresa para reduzir as perdas de matéria prima, otimizar a produção, vender mais, etc. para o produto se tornar viável. Mas existe um processo que muitas das vezes acaba sendo ignorado por parte das pequenas empresas que é chamado de cotação de preço, apenas cotando os materiais antes de compra-los, sua empresa pode aumentar significativamente as margens de lucro.

O que é cotação de preço?

Cotação de preço é um ato de pesquisar e apurar valores de mercado de um determinado produto com uma ou mais empresa. Geralmente na cotação devem ser analisados todas as condições de fornecimento de materiais, tais como, prazo, qualidade, tempo de entrega, frete, origem, marca, modelo e outros.

Qual a importância de cotar antes de comprar?

Uma empresa que faz cotação antes de comprar materiais, compra melhor e ainda economiza. O simples ato de cotar, traz diferenciais competitivos para empresa que vão desde atender o cliente com o melhor produto em relação custo benefício a até aumentar as margens de lucro da companhia.

Por mais que uma empresa possua um contrato de fornecimento com um fornecedor fixo, é altamente recomendável sondar o mercado e analisar os produtos e condições dos concorrentes do seu atual fornecedor pois lhe ajudará a negociar novas condições de contrato ou até optar pela troca de fornecedor.

Quantas cotações devem ser feitas?

Não há um consenso em relação ao número de cotações a serem feitas antes de se comprar os materiais pois existem diversas particularidades de cada negócio e região. Entretanto, para muitos compradores de mercado, o ideal é se fazer 3 (três) cotações antes de efetivar a compra, deste modo você será capaz de avaliar e escolher a melhor opção.

Eu, Jeferson C. A. Pereira que trabalhei no setor de suprimentos por dois anos em uma construtora, recomendo que sejam feitas 5 (cinco) cotações antes de se efetivar a compra pois deste modo, você terá mais amplitude para analisar os preços e ainda, poderá descartar os valores fora da curva.

É importante ressaltar que existem diversos tipos de empresa e portes, além de segmentos e subsegmentos portanto, é necessário ser criterioso na seleção dos fornecedores para cotação pois uns são fabricantes, distribuidores e outros comerciantes

Apesar de orçar o mesmo produto, algumas empresas não te atenderão por não atingir o pedido mínimo, outras não farão nem a venda pois a sua empresa não se enquadra no segmento e em alguns casos, você acabará optando por comprar mais caro do comerciante do que no distribuidor ou fabricante, simplesmente pelo material estar em estoque e atender o seu prazo.

Como fazer a cotação de preços?

Fazer cotação de preços vai além de simplesmente levantar os preços de mercado de um determinado produto. As cotações têm de ser feitas de forma sistemática e devem a todo momento serem avaliadas para uma melhor tomada de decisão.

Muitas empresas não formalizam suas cotações por e-mail e acabam optando por cotações por telefone ou whatsapp mas saiba que isso não é recomendável pois tudo o que for enviado de um e-mail profissional, se torna um documento legal que tem de ser respeitado as condições impostas nele.

Conheça agora os cinco métodos mais utilizados pela Planilha de Obra para fazer cotações de forma eficiente.

Levantamento quantitativo e qualitativo

Para se fazer uma boa cotação de preços é necessário possuir um bom levantamento quantitativo e qualitativo dos materiais envolvidos no processo.

Caso você não tenha familiaridade com o termo, saiba que o levantamento quantitativo é mensurar quantos itens serão necessários e já o qualitativo, é especificação do tipo, marca, modelo e qualidade do produto em questão.

Seleção de fornecedores

Selecionar os fornecedores corretamente não é tão fácil quanto parece pois existem empresas que abrangem boa parte do seu mercado de atuação, mas nem sempre, elas são uma boa escolha pois devido ao tamanho e estrutura, não conseguem atender o cliente da melhor forma.

 Por outro lado, os fornecedores subsegmentados ou específicos podem ser uma solução para empresários que também trabalham naquele nicho, porém, não é uma boa escolha quando a cotação envolver produtos de outras áreas.

Fica a cargo do comprador a dosagem de quantos fornecedores participarão da cotação, lembrando que no mínimo, devem ser 3 (três) e também definir o momento certo de quando cotar com empresas subsegmentadas ou grandes redes, sempre levando em consideração, prazo, custo e qualidade.

Analisar as propostas

Nesta etapa, não tenha pressa, avalie atentamente tudo o que está descrito na proposta e certifique-se de equalizar todas as propostas, crie seu próprio método de avaliação e aperfeiçoe-o.

Verifique todas as condições impostas na proposta, bem como cláusulas de contrato e fornecimento e ainda, compare-as com as dos outros concorrentes e tire suas próprias conclusões a cerca do que está sendo ofertado, se é possível melhorar, baratear ou excluir algum item.

Em casos de compras de “grandes”, exija o comparecimento do vendedor ou representante do produto ou serviço na sede da empresa para esclarecimento de dúvidas e seja claro e específico de todas as suas incertezas em relação a proposta.

Se porventura não houver familiaridade com o produto a ser cotado, estude-o, receba a primeira cotação, analise-a e use-a como base para cotação dos demais e na medida em que as outras vão chegando no seu e-mail, aperfeiçoe o restante e fique neste ciclo até dominar o assunto.

Negocie mais e feche a proposta

Após equalizado todas as propostas, está na hora do veredito e nesta etapa, é importante que conversar por telefone ou pessoalmente com o fornecedor e negociar melhor a condição de pagamento, preço do produto e prazo de entrega.

É comum, em grandes compras, passar essa responsabilidade para um superior pois o fornecedor nesta etapa já criou uma certa resistência pelos descontos concedidos para fechar o pedido e alega que não há mais margens, mas ao negociar com outra pessoa da empresa, dá impressão das coisas se renovarem e abre espaço para mais uma rodada de negociação.

Após ajustados todos os ponteiros da negociação, está na hora da formalização da compra por e-mail que normalmente é através do envio de um pedido de compra em papel timbrado para fornecedor sinalizando que a proposta em questão está aprovada e as condições descritas no pedido foram aceitas pelo departamento de compra.

Mensure sempre seus resultados

Ao finalizar todo o processo de cotação e fechamento de pedido, está na hora de avaliar os resultados atingidos, compara-los com os anteriores e identificar onde estão as falhas, como elimina-las e o que pode ser feito para otimizar esse processo.

As técnicas de mensuração de resultados podem variar de empresa para empresa, mas sejam quais forem, irão refletir na produtividade, desempenho dos empregados e lucro da empresa.

Planilha de Controle de Cotação de Preços

É fundamental ter controle geral de cotação de preços de produtos de maneira rápida e foi pensando nisso, que a Planilha de Obra desenvolveu a Planilha de Cotação de Preço para lhe auxiliar nessa gestão, assista o vídeo abaixo e comprove.

Com esta planilha, você será capaz de comparar preços de até 5 fornecedores e quantos produtos desejar e ainda, poderá realçar os preços mais baixos e mais altos através dos filtros disponíveis.

Espero que esse conteúdo tenha agregado conhecimento para sua pessoa e desde já, coloco-me a inteira disposição para responder quaisquer dúvidas, críticas ou sugestões.

Se você gostou desse artigo, você também pode gostar do guia completo de cronograma de obra que te ensinará todos os passos necessários para se fazer um bom cronograma de obra, além de disponibilizar um modelo de cronograma para download.

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O que é um pedido de compra?

Pedido de compra é um documento oficial expedido pelo comprador que confirma a compra dos materiais constantes no pedido para a empresa fornecedora.

Quando aceito o pedido de compra, todas as condições descritas no formulário passam a valer legalmente como se fosse um contrato descrevendo a forma de pagamento, prazo de entrega, marca do produto, quantidade, etc.

Para que serve um pedido de compra?

O pedido de compra serve para formalizar e confirmar todas as condições acordadas na negociação. Geralmente a ordem de compra é assinada pelo responsável pela compra, anexada e enviada por e-mail.

Deste modo, o pedido de compra passa a ter valor jurídico e quanto maior o nível de detalhe sobre o pedido, melhor será para ambas as partes.

Entretanto, vale ressaltar que o pedido de compra não isenta o comprador de elaborar um contrato. Utilize o pedido de compra sempre para formalizar compras de produtos prontos e quando se tratar de produtos sob encomenda, não se limite apenas ao pedido, se respalde também através de um contrato pois na maioria dos casos, não existe troca.

Por quê fazer pedido de compra?

Ao fazer os pedidos de compra sua empresa se beneficia da padronização e cria um processo de compras que facilita a programação do fornecedor dos materiais, ajuda no planejamento financeiro da empresa e contribui para um controle de entrada de estoque mais eficiente do almoxarifado além de fácil o treinamento e integração de novos funcionários a equipe.

Uma empresa que realiza todas as suas compras e contratações com formalizações por e-mail com pedido de compra em anexo, tem respaldo legal de que as condições de pagamento acordadas e produtos descritos, serão honradas.

O fato de fazer o pedido de compra, já contribui para uma melhora nos controles e registros de entradas de mercadoria e se houver um controle de saídas na empresa, o pedido poderá ser vinculado a ele, fazendo com que sua empresa tenha um controle de estoque automático ou seja, você será capaz de avaliar o melhor período para comprar um determinado produto portanto, terá um poder negociação maior, poderá  negociar preço, prazo e forma de pagamento além, de reduzir o número de compras desnecessárias e consequentemente, economizar espaço físico e diminuir o custo operacional.

Quem deve fazer o pedido de compra?

O responsável pela elaboração do pedido de compra normalmente é quem compra, porém em grandes empresas, é comum o comprador ser o responsável somente das equalizações das cotações e a tarefa de formalização fica encarregada ao auxiliar do comprador.

O que deve constar no pedido de compra?

As informações presentes num pedido de compra podem variar de empresa para empresa, mas quase sempre, estão presentes os seguintes itens:

• Quantidade;
• Unidade;
• Produto;
• Marca;
• Valor unitário;
• Valor total;
• Forma de pagamento;
• Prazo de entrega;
• Dados cadastrais do fornecedor; e
• Entre outros.

Quanto mais detalhes sobre a pedido houver na ordem de compra, mais segura será a transação e consequentemente, menos riscos haverá de ser entregue um produto fora do especificado na compra.

Por que formalizar a compra por e-mail?

É comum de muitos compradores fecharem compras via telefone, mensagem de whatsapp ou até mesmo de “boca”, porém, essas formas de fechamentos podem gerar constrangimentos para o comprador e fornecedor, seja pela entrega de um material errado, preço incorreto, fora do prazo ou até mesmo, condições não acordadas.

A melhor maneira de evitar que as informações do seu pedido cheguem aos destinatários distorcidas, é a formalização da compra por-email. Normalmente, o pedido de compra é assinado, digitalizado, anexado e enviado por e-mail para o fornecedor com cópia para todos os envolvidos no processo que são:

• Departamento financeiro;
• Departamento fiscal;
• Departamento de almoxarifado; e
• Entre outros (toda pessoa ou depto. que tenha interesse no assunto).

O corpo do e-mail deve conter informações de contato de quem receberá a mercadoria, horário de recebimento, dados da entrega com pontos de referência e tudo o que for relevante para que o fornecedor consiga identificar transportar a mercadoria de maneira rápida e segura até o local combinado.

Como fazer um pedido de compra?

Para elaborar pedidos de compra existem ferramentas online que permitem aos compradores realizarem seus pedidos de forma prática pelo computador ou celular, porém apresentaremos uma maneira simples e offline de fazer os seus pedidos de compra bastando ter o excel instalado em sua máquina.

Baixe o modelo de pedido de compra na área de download e preencha os dados solicitados e pronto, seu pedido de compra estará pronto.

Download

Baixe agora gratuitamente o modelo de pedido de compra em excel desenvolvida pela Planilha de Obra.

Escolha a versão que mais lhe agrada e clique em BAIXAR para fazer o download do modelo pedido de compra xls.

Espero que esse artigo tenha agregado conhecimento para sua pessoa e desde já, coloco-me a inteira disposição para responder quaisquer dúvidas, críticas ou sugestões.

Se você gostou desse artigo e arquivo, você também pode gostar do modelo de ficha de EPI desenvolvida pela Planilha de Obra.

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