O que é um pedido de compra?

Pedido de compra é um documento oficial expedido pelo comprador que confirma a compra dos materiais constantes no pedido para a empresa fornecedora.

Quando aceito o pedido de compra, todas as condições descritas no formulário passam a valer legalmente como se fosse um contrato descrevendo a forma de pagamento, prazo de entrega, marca do produto, quantidade, etc.

Para que serve um pedido de compra?

O pedido de compra serve para formalizar e confirmar todas as condições acordadas na negociação. Geralmente a ordem de compra é assinada pelo responsável pela compra, anexada e enviada por e-mail.

Deste modo, o pedido de compra passa a ter valor jurídico e quanto maior o nível de detalhe sobre o pedido, melhor será para ambas as partes.

Entretanto, vale ressaltar que o pedido de compra não isenta o comprador de elaborar um contrato. Utilize o pedido de compra sempre para formalizar compras de produtos prontos e quando se tratar de produtos sob encomenda, não se limite apenas ao pedido, se respalde também através de um contrato pois na maioria dos casos, não existe troca.

Por quê fazer pedido de compra?

Ao fazer os pedidos de compra sua empresa se beneficia da padronização e cria um processo de compras que facilita a programação do fornecedor dos materiais, ajuda no planejamento financeiro da empresa e contribui para um controle de entrada de estoque mais eficiente do almoxarifado além de fácil o treinamento e integração de novos funcionários a equipe.

Uma empresa que realiza todas as suas compras e contratações com formalizações por e-mail com pedido de compra em anexo, tem respaldo legal de que as condições de pagamento acordadas e produtos descritos, serão honradas.

O fato de fazer o pedido de compra, já contribui para uma melhora nos controles e registros de entradas de mercadoria e se houver um controle de saídas na empresa, o pedido poderá ser vinculado a ele, fazendo com que sua empresa tenha um controle de estoque automático ou seja, você será capaz de avaliar o melhor período para comprar um determinado produto portanto, terá um poder negociação maior, poderá  negociar preço, prazo e forma de pagamento além, de reduzir o número de compras desnecessárias e consequentemente, economizar espaço físico e diminuir o custo operacional.

Quem deve fazer o pedido de compra?

O responsável pela elaboração do pedido de compra normalmente é quem compra, porém em grandes empresas, é comum o comprador ser o responsável somente das equalizações das cotações e a tarefa de formalização fica encarregada ao auxiliar do comprador.

O que deve constar no pedido de compra?

As informações presentes num pedido de compra podem variar de empresa para empresa, mas quase sempre, estão presentes os seguintes itens:

• Quantidade;
• Unidade;
• Produto;
• Marca;
• Valor unitário;
• Valor total;
• Forma de pagamento;
• Prazo de entrega;
• Dados cadastrais do fornecedor; e
• Entre outros.

Quanto mais detalhes sobre a pedido houver na ordem de compra, mais segura será a transação e consequentemente, menos riscos haverá de ser entregue um produto fora do especificado na compra.

Por que formalizar a compra por e-mail?

É comum de muitos compradores fecharem compras via telefone, mensagem de whatsapp ou até mesmo de “boca”, porém, essas formas de fechamentos podem gerar constrangimentos para o comprador e fornecedor, seja pela entrega de um material errado, preço incorreto, fora do prazo ou até mesmo, condições não acordadas.

A melhor maneira de evitar que as informações do seu pedido cheguem aos destinatários distorcidas, é a formalização da compra por-email. Normalmente, o pedido de compra é assinado, digitalizado, anexado e enviado por e-mail para o fornecedor com cópia para todos os envolvidos no processo que são:

• Departamento financeiro;
• Departamento fiscal;
• Departamento de almoxarifado; e
• Entre outros (toda pessoa ou depto. que tenha interesse no assunto).

O corpo do e-mail deve conter informações de contato de quem receberá a mercadoria, horário de recebimento, dados da entrega com pontos de referência e tudo o que for relevante para que o fornecedor consiga identificar transportar a mercadoria de maneira rápida e segura até o local combinado.

Como fazer um pedido de compra?

Para elaborar pedidos de compra existem ferramentas online que permitem aos compradores realizarem seus pedidos de forma prática pelo computador ou celular, porém apresentaremos uma maneira simples e offline de fazer os seus pedidos de compra bastando ter o excel instalado em sua máquina.

Baixe o modelo de pedido de compra na área de download e preencha os dados solicitados e pronto, seu pedido de compra estará pronto.

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Espero que esse artigo tenha agregado conhecimento para sua pessoa e desde já, coloco-me a inteira disposição para responder quaisquer dúvidas, críticas ou sugestões.

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