COMO FAZER COTAÇÃO DE PREÇO?

Não é segredo para ninguém que a maioria dos negócios estão ficando com margens de lucro cada vez mais menores, independentemente do segmento. Hoje em dia, não basta ter um produto bom, é necessário que ele seja viável do ponto de vista econômico.

Existem centenas de processos que podem ser implantados dentro da empresa para reduzir as perdas de matéria prima, otimizar a produção, vender mais, etc. para o produto se tornar viável. Mas existe um processo que muitas das vezes acaba sendo ignorado por parte das pequenas empresas que é chamado de cotação de preço, apenas cotando os materiais antes de compra-los, sua empresa pode aumentar significativamente as margens de lucro.

O que é cotação de preço?

Cotação de preço é um ato de pesquisar e apurar valores de mercado de um determinado produto com uma ou mais empresa. Geralmente na cotação devem ser analisados todas as condições de fornecimento de materiais, tais como, prazo, qualidade, tempo de entrega, frete, origem, marca, modelo e outros.

Qual a importância de cotar antes de comprar?

Uma empresa que faz cotação antes de comprar materiais, compra melhor e ainda economiza. O simples ato de cotar, traz diferenciais competitivos para empresa que vão desde atender o cliente com o melhor produto em relação custo benefício a até aumentar as margens de lucro da companhia.

Por mais que uma empresa possua um contrato de fornecimento com um fornecedor fixo, é altamente recomendável sondar o mercado e analisar os produtos e condições dos concorrentes do seu atual fornecedor pois lhe ajudará a negociar novas condições de contrato ou até optar pela troca de fornecedor.

Quantas cotações devem ser feitas?

Não há um consenso em relação ao número de cotações a serem feitas antes de se comprar os materiais pois existem diversas particularidades de cada negócio e região. Entretanto, para muitos compradores de mercado, o ideal é se fazer 3 (três) cotações antes de efetivar a compra, deste modo você será capaz de avaliar e escolher a melhor opção.

Eu, Jeferson C. A. Pereira que trabalhei no setor de suprimentos por dois anos em uma construtora, recomendo que sejam feitas 5 (cinco) cotações antes de se efetivar a compra pois deste modo, você terá mais amplitude para analisar os preços e ainda, poderá descartar os valores fora da curva.

É importante ressaltar que existem diversos tipos de empresa e portes, além de segmentos e subsegmentos portanto, é necessário ser criterioso na seleção dos fornecedores para cotação pois uns são fabricantes, distribuidores e outros comerciantes

Apesar de orçar o mesmo produto, algumas empresas não te atenderão por não atingir o pedido mínimo, outras não farão nem a venda pois a sua empresa não se enquadra no segmento e em alguns casos, você acabará optando por comprar mais caro do comerciante do que no distribuidor ou fabricante, simplesmente pelo material estar em estoque e atender o seu prazo.

Como fazer a cotação de preços?

Fazer cotação de preços vai além de simplesmente levantar os preços de mercado de um determinado produto. As cotações têm de ser feitas de forma sistemática e devem a todo momento serem avaliadas para uma melhor tomada de decisão.

Muitas empresas não formalizam suas cotações por e-mail e acabam optando por cotações por telefone ou whatsapp mas saiba que isso não é recomendável pois tudo o que for enviado de um e-mail profissional, se torna um documento legal que tem de ser respeitado as condições impostas nele.

Conheça agora os cinco métodos mais utilizados pela Planilha de Obra para fazer cotações de forma eficiente.

Levantamento quantitativo e qualitativo

Para se fazer uma boa cotação de preços é necessário possuir um bom levantamento quantitativo e qualitativo dos materiais envolvidos no processo.

Caso você não tenha familiaridade com o termo, saiba que o levantamento quantitativo é mensurar quantos itens serão necessários e já o qualitativo, é especificação do tipo, marca, modelo e qualidade do produto em questão.

Seleção de fornecedores

Selecionar os fornecedores corretamente não é tão fácil quanto parece pois existem empresas que abrangem boa parte do seu mercado de atuação, mas nem sempre, elas são uma boa escolha pois devido ao tamanho e estrutura, não conseguem atender o cliente da melhor forma.

 Por outro lado, os fornecedores subsegmentados ou específicos podem ser uma solução para empresários que também trabalham naquele nicho, porém, não é uma boa escolha quando a cotação envolver produtos de outras áreas.

Fica a cargo do comprador a dosagem de quantos fornecedores participarão da cotação, lembrando que no mínimo, devem ser 3 (três) e também definir o momento certo de quando cotar com empresas subsegmentadas ou grandes redes, sempre levando em consideração, prazo, custo e qualidade.

Analisar as propostas

Nesta etapa, não tenha pressa, avalie atentamente tudo o que está descrito na proposta e certifique-se de equalizar todas as propostas, crie seu próprio método de avaliação e aperfeiçoe-o.

Verifique todas as condições impostas na proposta, bem como cláusulas de contrato e fornecimento e ainda, compare-as com as dos outros concorrentes e tire suas próprias conclusões a cerca do que está sendo ofertado, se é possível melhorar, baratear ou excluir algum item.

Em casos de compras de “grandes”, exija o comparecimento do vendedor ou representante do produto ou serviço na sede da empresa para esclarecimento de dúvidas e seja claro e específico de todas as suas incertezas em relação a proposta.

Se porventura não houver familiaridade com o produto a ser cotado, estude-o, receba a primeira cotação, analise-a e use-a como base para cotação dos demais e na medida em que as outras vão chegando no seu e-mail, aperfeiçoe o restante e fique neste ciclo até dominar o assunto.

Negocie mais e feche a proposta

Após equalizado todas as propostas, está na hora do veredito e nesta etapa, é importante que conversar por telefone ou pessoalmente com o fornecedor e negociar melhor a condição de pagamento, preço do produto e prazo de entrega.

É comum, em grandes compras, passar essa responsabilidade para um superior pois o fornecedor nesta etapa já criou uma certa resistência pelos descontos concedidos para fechar o pedido e alega que não há mais margens, mas ao negociar com outra pessoa da empresa, dá impressão das coisas se renovarem e abre espaço para mais uma rodada de negociação.

Após ajustados todos os ponteiros da negociação, está na hora da formalização da compra por e-mail que normalmente é através do envio de um pedido de compra em papel timbrado para fornecedor sinalizando que a proposta em questão está aprovada e as condições descritas no pedido foram aceitas pelo departamento de compra.

Mensure sempre seus resultados

Ao finalizar todo o processo de cotação e fechamento de pedido, está na hora de avaliar os resultados atingidos, compara-los com os anteriores e identificar onde estão as falhas, como elimina-las e o que pode ser feito para otimizar esse processo.

As técnicas de mensuração de resultados podem variar de empresa para empresa, mas sejam quais forem, irão refletir na produtividade, desempenho dos empregados e lucro da empresa.

Planilha de Controle de Cotação de Preços

É fundamental ter controle geral de cotação de preços de produtos de maneira rápida e foi pensando nisso, que a Planilha de Obra desenvolveu a Planilha de Cotação de Preço para lhe auxiliar nessa gestão, assista o vídeo abaixo e comprove.

Com esta planilha, você será capaz de comparar preços de até 5 fornecedores e quantos produtos desejar e ainda, poderá realçar os preços mais baixos e mais altos através dos filtros disponíveis.

Espero que esse conteúdo tenha agregado conhecimento para sua pessoa e desde já, coloco-me a inteira disposição para responder quaisquer dúvidas, críticas ou sugestões.

Se você gostou desse artigo, você também pode gostar do guia completo de cronograma de obra que te ensinará todos os passos necessários para se fazer um bom cronograma de obra, além de disponibilizar um modelo de cronograma para download.

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